Ce que fait l'Administrateur

• Créer les comptes de ses collègues, choisir leur niveau et leurs modules.
• Retirer un accès au départ d'une personne.
• Créer les marques et les gammes qui classent les contenus.
• Consulter les réglages de connexion et de l'organisation.
• Travailler dans tous les modules ouverts, avec tous les droits.

Les modules de votre organisation

Seuls les modules prévus par votre contrat sont ouverts. Les autres apparaissent grisés, avec un cadenas : un clic invite à contacter l'équipe Qezako. Seul l'Administrateur voit ces modules grisés ; ses collègues ne les voient pas.

Un Gestionnaire ou un Collaborateur ne voit que les modules cochés sur son compte ; sans module coché, il ne voit rien. L'Administrateur voit toujours tous les modules de l'organisation.

Qui peut faire quoi

Quel niveau choisir ?

• Une personne qui entretient ses stories ou ses QR codes : Gestionnaire, avec ses seuls modules. Sinon, elle ne pourra pas corriger un contenu en ligne.
• Une personne qui prépare du contenu validé par d'autres, un stagiaire ou une agence : Collaborateur.
• Administrateur : le moins de personnes possible, mais au moins deux, pour les congés.

La liste des collaborateurs

Administration, « Collaborateurs ». Chaque ligne montre le nom, l'e-mail, le niveau et les modules attribués. « Rechercher » et le filtre « Rôle » aident à s'y retrouver.

Créer un compte

1. Cliquez sur « Créer ».
2. Renseignez le « Nom » et l'« Email » professionnel. Le téléphone est facultatif.
3. Choisissez le « Rôle » : Administrateur, Gestionnaire ou Collaborateur.
4. Pour un Gestionnaire ou un Collaborateur, cochez ses « Modules attribués ». Storytelling s'y appelle « Stories ».
5. Cliquez sur « Enregistrer ».

La personne reçoit aussitôt un e-mail d'accès. Avec la connexion unique, elle se connecte avec son compte d'entreprise. Sinon, l'e-mail contient un lien pour choisir son mot de passe, valable 12 heures ; passé ce délai, elle utilise « Mot de passe oublié ». Une adresse e-mail ne peut appartenir qu'à un seul compte sur toute la plateforme.

Modifier un compte

Ouvrez le compte, modifiez le niveau ou les modules, puis enregistrez. Sur votre propre compte, le niveau et les modules ne sont pas modifiables : impossible de se retirer ses droits par erreur.

Retirer un accès

Il n'existe pas de suspension temporaire : supprimez le compte avec le bouton « Supprimer » de sa fiche. C'est définitif, mais les stories et les QR codes créés par la personne restent en place.

Comment se connecte un utilisateur

Ce qu'il faut savoir

• Le compte doit exister avant la première connexion, avec l'adresse e-mail exacte de la personne.
• Le nom et l'e-mail du compte sont mis à jour à chaque connexion, d'après l'annuaire de l'entreprise.
• Un compte sans module arrive sur « Mon compte » avec le message « Aucun module ne vous est attribué pour le moment ». Il suffit de lui en cocher un.

Le réglage

Administration, « Authentification », contient les paramètres techniques échangés avec votre service informatique.

Créer une marque, puis ses gammes

1. Administration, « Structures de marque » : chaque marque apparaît comme une carte, avec ses gammes dessous.
2. Créez la marque : un « Nom » obligatoire, une adresse web et une description facultatives.
3. Sur la carte de la marque, cliquez sur « Créer une gamme » et donnez-lui un nom.

Les règles à connaître

• Les noms comptent à la lettre près. L'import CSV retrouve une marque ou une gamme par son nom exact, majuscules et accents compris.
• Une gamme appartient à une seule marque.
• Supprimer une marque supprime ses gammes. Les QR codes rattachés ne sont pas supprimés, ils perdent seulement leur classement.
• Les stories ne se classent pas par marque. Seuls les QR codes sont concernés.

L'organisation

Administration, « Organisation », affiche le « Nom » de l'organisation, son « Identifiant URL » et, selon votre contrat, les langues proposées.

Le dépôt sur votre serveur (SFTP)

Les visuels des QR codes publiés peuvent être déposés automatiquement sur un serveur SFTP de votre entreprise, un fichier par code. Une seule configuration vaut pour toute l'organisation, saisie par un Administrateur. Ce dépôt se met en place sur demande, avec l'équipe Qezako et votre service informatique ; ensuite, un Gestionnaire lance les dépôts et suit leur historique.

À l'arrivée d'une personne

1. Créer son compte avec son adresse e-mail professionnelle exacte.
2. Choisir le niveau le plus bas qui lui permet de travailler.
3. Cocher ses seuls modules.
4. Lui transmettre le guide utilisateur de ses modules.

Au départ d'une personne

• Supprimer son compte le jour de son départ.
• Si elle était Administrateur, vérifier qu'il en reste au moins deux.
• Si elle récupérait les mises à jour ZIP des QR codes, confier cette tâche à quelqu'un d'autre.

Chaque trimestre

• Relire la liste des « Collaborateurs » : comptes inutilisés, niveaux trop élevés, modules en trop.
• Contrôler les statistiques : un produit dont les scans tombent à zéro mérite un coup d'œil.
• Vérifier qu'aucune story ni aucun QR code encore imprimé n'a été dépublié par erreur.

Le support

Écrivez à contact@qezako.com en précisant le module, l'écran, ce que vous avez fait et ce que vous avez obtenu. Une capture d'écran fait gagner beaucoup de temps.

Les captures de ce guide viennent d'une organisation de démonstration, aux personnes, marques et produits inventés.